Voor BV's die hun boekjaar gelijk hebben gesteld aan een kalenderjaar, is het boekjaar 2019 inmiddels verstreken. Tijd voor het opstellen van de jaarrekening voor 2019! Maar hoe zit het ook al weer met de daarvoor in acht te nemen termijnen?

Opstellen van de jaarrekening
Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar van de BV, dient het bestuur de jaarrekening op te maken en ter inzage voor te leggen aan de algemene vergadering. De algemene vergadering kan het bestuur hiervoor een uitstel verlenen van maximaal 5 maanden. De jaarrekening dient dus uiterlijk 10 maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur te zijn opgemaakt. De jaarrekening dient te worden ondertekend door de bestuurders en door de commissarissen. Indien een handtekening ontbreekt, dan dient daarvan onder opgave van redenen melding te worden gemaakt.

Vaststelling van de jaarrekening
Na de maximale periode van 10 maanden voor het opstellen van de jaarrekening door het bestuur, dient de algemene vergadering de jaarrekening vast te stellen. De wet geeft hiervoor geen expliciete termijn. Indirect geldt echter een termijn van 2 maanden. Immers, uit de wet volgt dat indien de jaarrekening niet binnen 2 maanden na afloop van de voor het opmaken door het bestuur voorgeschreven termijn is vastgesteld door de algemene vergadering, het bestuur onverwijld de jaarrekening openbaar dient te maken.

Deponeren van de jaarrekening
De jaarrekening dient binnen 8 dagen na de vaststelling door de algemene vergadering te worden gedeponeerd bij de kamer van koophandel. Daarbij is het van belang te noemen dat de wet voorschrijft dat uiterlijk 12 maanden na afloop van het betreffende boekjaar de vastgestelde jaarrekening bij de kamer van koophandel moet zijn gedeponeerd.

Belangrijke uitzondering
De wet bepaalt dat indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de BV zijn, de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur tevens leidt tot onmiddellijke vaststelling van de jaarrekening. Er is in dat geval dus geen aparte termijn van 2 maanden meer van toepassing voor het vaststellen van de jaarrekening. Dit leidt ertoe dat de vennootschap de jaarrekening dient te deponeren binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar. In de statuten kan van het voorgaande worden afgeweken.

Risico's
Indien in strijd is gehandeld met de deponeringsverplichting, lopen bestuurders en commissarissen een groot aansprakelijkheidsrisico in een faillissementssituatie. In de wet is namelijk bepaald dat indien niet is voldaan aan de deponeringsverplichting, vaststaat dat het bestuur en de raad van commissarissen hun taak onbehoorlijk hebben vervuld en wordt vermoed dat de onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Dit kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid jegens de boedel voor het bedrag van de schulden voor zover deze niet door vereffening van de overige baten kunnen worden voldaan. Daarbij is het van belang dat de vordering van de curator jegens een bestuurder/commissaris slechts kan worden ingesteld op grond van onbehoorlijke taakvervulling in de periode van drie jaren voorafgaande aan het faillissement.