De hoofdregel is dat alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier, in het personeelsdossier mogen worden vastgelegd. Het betreft dus gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren. Het traditionele geboortekaartje dat de werkgever ontvangt is leuk, maar niet ter zake doende en hoort daarom formeel gezien niet in het personeelsdossier thuis.

Wat mag wel worden bewaard in het personeelsdossier?
Naam en adresgegevens van de werknemer, het bankrekeningnummer, een kopie van een identiteitskaart, het bsn-nummer, gegevens aangaande gevolgde cursussen of opleidingen, verslagen van beoordelingsgesprekken of functioneringsgesprekken die door de werknemer voor gezien of akkoord zijn getekend, klachten, waarschuwingen maar ook persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende mogen in het personeelsdossier worden bewaard.

Medische gegevens
Medische gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Een werkgever mag indien de werknemer ziek wordt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

• telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• vermoedelijke duur van het verzuim;
• lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval (dit in verband met het inschakelen van de verzekeraar) en;
• of sprake is van een verkeersongeval met een eventueel aansprakelijke partij (regresmogelijkheid).

De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid van de werknemer verwerken. Ook niet met toestemming van de werknemer. Een e-mail van de werknemer waarin hij zich ziek meldt en aangeeft wat de klachten zijn, moet daarom formeel gezien door de werkgever worden vernietigd.

Dit is anders indien het gegevens betreft die noodzakelijk zijn voor de loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie van de werknemer. Denk hierbij aan de terugkoppelingen van de bedrijfsarts over de werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel in staat is, de verwachte duur van het verzuim, de mate van arbeidsongeschiktheid, adviezen over de re-integratie en het re-integratiedossier. Deze mogen wel in het personeelsdossier worden bewaard.

Overige persoonsgegevens
Strafrechtelijke persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt indien dit noodzakelijk is om de belangen van de werkgever te beschermen. Het gaat hierbij om strafbare feiten die gepleegd zijn tegen de werkgever of diens werknemers. Denk bijvoorbeeld aan camerabeelden waarop de diefstal te zien is. Bij de verwerking van deze gegevens moet overeenkomstig de Wet op de Ondernemingsraden de Ondernemingsraad zijn betrokken.

Inzagerecht
De werknemer heeft het recht om zijn personeelsdossier in te zien en hiervan een kopie te krijgen.

Bewaartermijnen: 2, 5 en 7 jaar
Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De AVG noemt geen concrete bewaartermijnen. Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens valt af te leiden dat de Autoriteit Persoonsgegevens uitgaat van een algemene bewaartermijn van 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is voor de algemene gegevens uit een personeelsdossier. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt hierbij als voorbeeld verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Voor sommige gegevens geldt echter een andere wettelijke bewaartermijn. Op grond van de Wet Rijksbelastingen dient de salarisadministratie 7 jaar bewaard te worden en de Uitvoeringsregeling Loonbelasting bepaalt een bewaartermijn van 5 jaar voor loonbelastingverklaringen en kopie van het identiteitsbewijs.

Indien de werknemer en werkgever verwikkeld zijn in een arbeidsconflict dan is een langere bewaartermijn van gegevens toegestaan.

Vorenstaande bewaartermijnen gaan allemaal lopen ná het einde van het dienstverband. Ten aanzien van het re-integratiedossier bij langdurige ziekte acht de Autoriteit Persoonsgegevens het echter redelijk dat dit dossier niet langer dan 2 jaar na afronding van de re-integratie wordt bewaard. Dit is anders indien het re-integratiedossier blijvende afspraken bevat zoals het gebruik van hulpmiddelen of aanpassingen van de taakinhoud. Dan is het wel noodzakelijk dat deze afspraken worden bewaard in het personeelsdossier van de werknemer. Daarnaast mogen de administratieve verzuimgegevens (datum ziekmelding, duur van het verzuim en datum van herstel) tot twee jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard, tenzij de werkgever eigenrisicodrager is. Dan gelden op grond van de wet langere bewaartermijnen.

5-4-2019